45+ -> 0
Backlog offener Lieferantenqualifizierungen
Zu Beginn lagen mehr als 45 offene Qualifizierungen im Rückstand. In der Folgearbeit wurde der Backlog vollständig abgearbeitet.
Anonymisiertes Fallbeispiel / Prozess-Workshop
Lieferantenqualifizierung wieder in Fluss bringen
Ein Kunde aus dem regulatorischen Umfeld stand nach einem Behördenaudit unter Druck: offene Lieferantenqualifizierungen, unklare Verantwortungsübernahme und zu viele Übergaben bremsten den gesamten Prozess. Statt vorschnell mehr Personal zu fordern, wurde der Ablauf von neuem Material bis zur vollständigen Lieferantenfreigabe end-to-end untersucht.
Anonymisiert: ohne Kundennamen, Logos und offene Leistungskennzahlen.
Der Prozess wurde mit allen relevanten Übergaben sichtbar gemacht, damit der Backlog nicht nur beschrieben, sondern strukturiert bearbeitbar wird.
- Branche
- Regulatorisches Umfeld im pharma-nahen Kontext
- Workshopformat
- Prozess-Workshop
- Potenziale
- mehr als 30 identifiziert
- Folgearbeit
- Backlog in ca. 3 Monaten abgearbeitet
Belastbare Eckdaten
Was im Workshop und in der Folgearbeit klar belegt ist
Die Fakten bleiben bewusst bei dem, was aus Workshop und Nachverfolgung sauber beschrieben werden kann. Offene Kennzahlen oder überdehnte Wirkungsbehauptungen werden nicht ergänzt.
80 %+
weniger Meetings zu Einzelqualifizierungen
Durch Visualisierung, Board-Steuerung und klarere Verantwortung sank der Bedarf an separaten Abstimmungsrunden deutlich.
>30
Potenziale identifiziert
Die Potenziale betrafen Prozessschritte, Übergaben, Formulare und fehlende Informationen.
Soll-Prozess
im Workshop entwickelt
Der Prozess wurde nicht nur analysiert, sondern in einen klareren Zielzustand überführt.
Kanban-Board
für die Steuerung aufgebaut
Zuerst als manueller Prototyp, danach als konkretes Lieferantenqualifizierungs-Board vor Ort.
Daily und Weekly
als Führungsrhythmus eingeführt
Die Routinen machten offene Qualifizierungen und Prioritäten regelmäßig bearbeitbar.
ca. 3 Monate
bis der Backlog abgearbeitet war
Die Folgearbeit stabilisierte den neuen Takt, bis der Prozess wieder im Fluss war.
Rahmen und Start
Branche, Ausgangslage und Einstieg
Die anonymisierte Darstellung bleibt bei Branche, Problemlage und Vorgehenslogik. Kundennamen und unnötig identifizierende Details werden bewusst nicht offengelegt.
Branche
Der Fall stammt aus einem regulatorischen Umfeld im pharma-nahen Kontext. Entsprechend hoch war der Anspruch an Nachvollziehbarkeit, saubere Freigaben und termingerechte Bearbeitung.
Ausgangslage
Auslöser war ein Behördenaudit mit Findings im Bereich der Lieferantenqualifizierung. Gleichzeitig wirkte der Gesamtprozess bereits vor dem Audit nicht stimmig und stand unter hohem Druck.
- Nicht alle Lieferanten waren sauber qualifiziert
- Viele Qualifizierungen lagen offen oder im Backlog
- Viele Schnittstellen zwischen Fachabteilung, Management, Qualitätssicherung und Logistik
- Fehlende oder unzureichende Informationen an den Übergaben
- Aufgaben wurden nicht termingerecht abgearbeitet
- Im Raum stand die Annahme, es fehle vor allem Personal
Einstieg
Der betrachtete Ablauf wurde konsequent als End-to-End-Prozess aufgesetzt: von der Aufnahme eines neuen Materials oder Wirkstoffs im System bis zur vollständigen Lieferantenfreigabe im System für die Bestellintegration.
Schon in der frühen Analyse wurde sichtbar, dass der Kern des Problems nicht nur im Volumen lag, sondern in Informationslücken, Verantwortungswechseln und unnötigen Übergaben.
- Fehlende Informationen zu Beginn des Prozesses
- Unklare Verantwortungsübernahme
- Zu viele Abteilungswechsel
- Hoher Anteil nicht wertschöpfender Tätigkeiten
Vorgehen
Vorgehen
Die Workshops dienten nicht nur der Beschreibung des Problems, sondern der gemeinsamen Prozessarbeit mit klaren Übergaben, priorisierten Potenzialen und anschlussfähiger Folgearbeit.
Im Workshop wurde zuerst der Ist-Prozess detailliert aufgenommen und danach ein Soll-Prozess entwickelt. Dabei ging es nicht nur um Prozessschritte, sondern auch um Formulare, Informationsqualität und das Zusammenspiel der beteiligten Bereiche.
Ein Teil der Maßnahmen wurde direkt im Workshop umgesetzt. Für die Folgearbeit entstand zunächst ein manueller Kanban-Prototyp, aus dem später ein konkretes Lieferantenqualifizierungs-Board im Bereich wurde.
Im Workshop sichtbar und bearbeitet
- Ist-Prozess mit vielen Schnittstellen detailliert analysiert
- Wertschöpfend- / nicht-wertschöpfend-Sicht angewendet
- Verwendete Formulare gesichtet und bewertet
- Mehr als 30 Potenziale identifiziert
- Soll-Prozess entwickelt
- Einzelne Schritte aus dem Prozess entfernt
- Schnittstellen harmonisiert
- Kanban-Board zur Steuerung aufgebaut
- Daily- und Weekly-Meetings eingeführt
Wirkung und Folgearbeit
Ergebnis und nächster Schritt
Die Wirkung wird hier als Prozessklarheit, Verantwortlichkeit und bearbeitbare Folgearbeit beschrieben. Nicht belegte Zeit- oder Kosteneffekte werden bewusst nicht ergänzt.
Ergebnis
Nach dem Workshop lag ein klarerer Soll-Prozess vor. Unnötige Übergaben wurden reduziert, offene Qualifizierungen sichtbar gemacht und die Bearbeitung in eine priorisierte Steuerungslogik überführt.
Entscheidend war nicht eine überdehnte Erfolgsbehauptung zum Audit, sondern die Rückkehr zu Prozessklarheit und bearbeitbarer Folgearbeit.
Im Ergebnis sank auch der Besprechungsaufwand deutlich: Viele Einzelmeetings zu laufenden Qualifizierungen wurden durch Visualisierung und den gemeinsamen Takt ersetzt.
- Klarerer Soll-Prozess
- Weniger unnötige Übergaben
- Mehr als 80 Prozent weniger Meetings zu Einzelqualifizierungen
- Backlog von mehr als 45 offenen Qualifizierungen bis auf null abgearbeitet
- Priorisierte Maßnahmen statt unsortierter Aufgabenliste
- Sichtbarer Backlog und strukturierte Bearbeitung
- Daily- und Weekly-Meetings als laufende Steuerung
Nächster Schritt
Nach dem ersten Workshop wurde die Umsetzungssteuerung über ein Kanban-Board im Bereich etabliert. Die Folgearbeit stabilisierte die Bearbeitung des Backlogs und machte den neuen Prozess im Alltag tragfähig.
In den Folgemonaten wurde der Backlog vollständig abgearbeitet. Nach etwa drei Monaten war der Prozess wieder im Fluss.
Workshopbilder
Bildmaterial aus dem Projektkontext
Die Bildauswahl bleibt bewusst knapp. Sie zeigt die Arbeitsweise im Workshop, nicht die Identität des Kunden.
Die gemeinsame Analyse machte sichtbar, wo Aufgaben zwischen den Bereichen liegen bleiben und wie der Bearbeitungstakt neu aufgesetzt werden muss.
Das Prozessbild diente als Arbeitsgrundlage, um Übergaben zu harmonisieren und unnötige Schritte aus dem Ablauf zu entfernen.
Passendes Workshopformat
Prozess-Workshop
Der Fall passt zum Prozess-Workshop, weil ein End-to-End-Prozess mit vielen Übergaben, Formularen und Verantwortungswechseln erst gemeinsam aufgenommen und danach in einen klareren Soll-Prozess überführt werden musste. Makigami diente dabei als Arbeitsrahmen.
Wenn Ihre Lage ähnlich aussieht, lohnt sich zuerst der Blick auf das passende Workshopformat und dessen Arbeitslogik. Von dort aus lässt sich klären, ob genau dieses Format passt oder ob der Einstieg anders geschnitten werden sollte.
Hinweis zur Anonymisierung
Anonymisiert: ohne Kundennamen, Logos und offene Leistungskennzahlen.
Nächster Schritt
Eigene Lage einordnen
Im Gespräch klären wir, ob Prozess-Workshop oder ein anderer Einstieg für Ihre Ausgangslage passt.